Menjelang Lebaran: Cara Menyiapkan Stok Teh untuk Warung, Catering, dan Acara

Mulai dari kalender usaha dan pesanan

Persiapan jualan minuman Lebaran tidak cukup dengan membeli teh lebih banyak. Warung mungkin mengubah hari buka, catering menerima pesanan pada tanggal tertentu, dan acara keluarga atau komunitas membutuhkan pelayanan pada satu waktu. Buat kalender penggunaan bahan untuk masing-masing kebutuhan.

Catat hari tutup, hari buka kembali, jumlah staf, dan pesanan yang sudah disepakati. Jika belum ada riwayat penjualan pada musim tersebut, gunakan perkiraan yang bisa kamu revisi. Jangan menganggap seluruh hari libur akan menghasilkan penjualan lebih tinggi.

Panduan ini tidak menetapkan tanggal Lebaran atau jadwal libur ETS dan ekspedisi. Periksa kalender serta informasi operasional yang berlaku ketika kamu menyiapkan musim tersebut.

Pisahkan stok rutin dari alokasi acara

Untuk warung, hitung kebutuhan dari hari operasi dan menu yang disajikan. Untuk catering, gunakan jumlah minuman yang benar-benar dipesan; jangan langsung menyamakan jumlah tamu dengan jumlah cup teh. Jika teh hanya salah satu pilihan minuman, konfirmasikan pembagiannya.

Pesanan acara yang sudah dialokasikan tidak lagi termasuk stok bebas untuk warung. Sebaliknya, cup acara yang sudah masuk rencana harian tidak dihitung sekali lagi sebagai permintaan tambahan. Penandaan ini mencegah stok terlihat cukup di catatan padahal sudah dijanjikan untuk kebutuhan lain.

Gunakan panduan teh untuk catering dan acara untuk menjelaskan menu, cara pelayanan, serta jumlah porsi sebelum menentukan kilogram bahan.

Hitung kebutuhan tambahan dari stok yang bisa digunakan

Ubah setiap rencana menu menjadi kebutuhan teh kering memakai hasil uji operasional. Jika porsi atau cara pelayanan berbeda, hitung terpisah. Stok yang dipakai sebagai pengurang harus layak digunakan dan belum dialokasikan.

Contoh hipotetis: warung merencanakan 120 cup per hari selama lima hari buka, sementara satu acara terpisah memesan 300 cup. Total kebutuhan menjadi (120 × 5) + 300 = 900 cup. Anggap hasil uji menunjukkan rata-rata 1,5 g teh per cup layak jual, termasuk alokasi kehilangan proses yang diukur. Kebutuhan teh contoh menjadi 1,35 kg.

Jika kamu memilih cadangan bahan kering 0,25 kg dan memiliki 0,6 kg stok bebas yang layak digunakan, tambahan yang dibeli menjadi 1,35 + 0,25 − 0,6 = 1 kg. Konfirmasikan ketersediaan satu kemasan 1 kg sebelum menganggap rencana pembelian selesai.

Angka cup, takaran, serta cadangan itu simulasi, bukan jaminan penjualan, yield ETS, atau kebijakan buffer. Jangan menambahkan kehilangan proses lagi jika sudah masuk rata-rata per cup. Untuk menu yang berbeda, jumlahkan hasil hitung tiap menu. Lanjutkan dengan panduan menghitung stok teh.

Susun waktu pembelian dari tanggal bahan dibutuhkan

Tentukan kapan bahan harus sudah diterima dan siap digunakan. Bahas waktu persiapan pesanan dengan admin serta estimasi perjalanan layanan kirim yang tersedia. Jadwal persiapan berbeda dari waktu paket berada di perjalanan.

Menjelang musim libur, tanyakan jadwal pemrosesan pesanan, ketersediaan stok, dan apakah ada perubahan layanan. Jangan memakai jadwal tahun lalu atau menganggap pesanan yang dibayar hari ini pasti langsung berangkat. Pengiriman ETS berasal dari Solo; cakupan dan estimasi mengikuti tujuan aktual.

Jika warung tutup saat paket diperkirakan datang, siapkan penerima yang disepakati atau bahas jadwal lain. Paket dalam perjalanan belum bisa dipakai untuk acara. Baca informasi pengiriman ETS dan gunakan konfirmasi pesanan aktual sebelum menjanjikan pelayanan.

Uji rasa dan kemampuan tim sebelum menerima volume besar

ETS memiliki satu racikan dalam ukuran resmi 75 g, 150 g, dan 1 kg. Trial berbayar menggunakan 75 g atau 150 g; tidak ada sampel gratis. Pembelian B2B mulai 1 kg. Pilihan ukuran kemasan bukan pilihan rasa berbeda.

Uji dengan cup atau gelas, air, gula, es, dan volume tuang yang akan digunakan. Untuk catering, perhatikan apakah minuman diserahkan per cup atau dilayani oleh staf. Jangan menyamakan kebutuhan bahan hanya dari kapasitas wadah.

Ikuti panduan cara seduh dan minta staf mengulang proses. Saat pesanan bertambah, cek kemampuan menimbang, menyaring, menyajikan, serta menyerahkan minuman. Stok bahan besar belum menjamin tim mampu memenuhi waktu pelayanan.

Periksa bahan lain dan biaya pelayanan

Lengkapi kebutuhan gula, air, es, cup, tutup, serta alat kerja berdasarkan porsi menu. Untuk pengantaran acara, catat juga kebutuhan penanganan dan penyerahan pesanan. Jangan menyiapkan teh saja sementara bahan lain masih bergantung pada pembelian mendadak.

Bandingkan harga produk ditambah ongkir sampai lokasi, lalu hitung biaya teh dari hasil uji per porsi. Total HPP minuman tetap mencakup komponen lain. Biaya transportasi pelayanan acara atau lokasi jualan perlu dinilai sesuai model usahamu.

Order 10 kg atau lebih dapat ditanyakan opsi cargo, tetapi pembelian besar perlu mengikuti perputaran dan ruang penyimpanan. Jangan menambah stok hanya untuk mengejar biaya kirim per kilogram. Promo harga atau ongkir, jika ada, perlu dikonfirmasi dan tidak dianggap berlaku permanen.

Cek kembali alokasi sebelum hari pelayanan

Cocokkan bahan yang diterima dengan pesanan dan rincian transaksi. Catat stok bebas serta alokasi untuk acara secara terpisah. Jika jumlah cup berubah, perbarui kebutuhan sebelum menambah pesanan lain.

Setelah pelayanan selesai, bandingkan rencana dengan pemakaian nyata dan sisa bahan. Jika warung membuka kembali setelah libur, cek stok yang benar-benar masih tersedia untuk operasional berikutnya. Catatan ini lebih berguna untuk musim berikutnya daripada mengulang angka target lama tanpa evaluasi.

Cek harga dan stok untuk kebutuhan menjelang Lebaran

Lihat harga produk dan informasi pembelian usaha, kemudian kirim jumlah kemasan serta jadwal penggunaan. Admin dapat diminta mengonfirmasi stok, harga produk, ongkir, pemrosesan pesanan, estimasi perjalanan, total pembayaran, dan invoice. Pembayaran umumnya transfer sebelum pengiriman.