Contoh Kartu Stok Teh Masuk-Keluar yang Bisa Dipakai di Lapak

Tetapkan bahan, lokasi, satuan, dan saldo awal

Log persediaan teh kering menjawab berapa saldo menurut catatan dan ke mana bahan bergerak. Ini berbeda dari perhitungan kebutuhan bulanan yang meramalkan pembelian. Saldo kartu juga belum membuktikan jumlah fisik benar; diperlukan stok opname teh kiloan untuk memeriksanya.

Untuk pencatatan pack, gunakan kartu per SKU/ukuran kemasan dan lokasi. ETS memiliki satu racikan dengan ukuran resmi 75 g, 150 g, dan 1 kg, tetapi ukuran pack tetap perlu dibedakan. Jangan menjumlahkan tiga pack ukuran berbeda sebagai tiga kilogram.

Untuk bahan produksi, boleh memakai kartu berat gabungan racikan teh kering dalam gram, dengan ukuran pack asal tercantum pada bukti penerimaan. Tentukan cakupannya sejak awal: contoh artikel ini mencakup seluruh teh kering siap pakai di satu lapak, baik pack tertutup maupun bahan terbuka. Membuka pack atau memindahkan isinya ke wadah pada lokasi yang sama tidak mengurangi saldo gabungan; pemakaian untuk produksi yang menguranginya.

Mulai dari saldo fisik yang telah dihitung dan disetujui pada tanggal/jam acuan. Tulis stok menunggu pemeriksaan dan pesanan yang belum tiba secara terpisah. Jangan menambahkan order yang baru dibayar sebagai penerimaan fisik.

Kolom kartu stok yang perlu diisi

Di kepala kartu tulis nama bahan, lokasi, cakupan, satuan, periode, dan saldo awal. Satu baris mewakili satu kejadian. Jika beberapa kejadian direkap menjadi satu baris harian, simpan rincian pendukung agar total tetap dapat ditelusuri.

Kelompok penerimaan membantu rotasi; jangan mengarang kode batch yang tidak ada. Kode internal lapak dapat digunakan, tetapi diberi label sebagai ID penerimaan internal. Informasi kemasan asli tetap dipertahankan.

Contoh kartu stok selama satu minggu

Seluruh angka berikut hipotetis, bukan takaran seduh atau transaksi ETS. Saldo awal pada satu lapak adalah 2.000 g teh kering siap pakai. Semua pergerakan dicatat dalam gram; saldo mencakup pack tertutup dan sisa bahan terbuka.

Total masuk 2.000 g, pemakaian produksi 2.130 g, transfer 500 g, dan bahan terbuang 20 g. Total keluar 2.650 g, sehingga saldo akhir 2.000 + 2.000 − 2.650 = 1.350 g atau 1,35 kg. Transfer dan bahan terbuang dipisahkan dari produksi agar penyebab pengurangan bahan terlihat.

Pada kartu outlet penerima, transfer 500 g menjadi transaksi masuk dengan rujukan X-01 setelah diterima. Gudang dan outlet harus memiliki cakupan lokasi yang jelas. Transfer antarlokasi mengurangi lokasi asal dan menambah lokasi penerima; pada rekap seluruh usaha, perpindahan internal itu bukan pemakaian total.

Catat bahan keluar pada saat dipakai

Timbang atau gunakan catatan bahan aktual ketika menyiapkan batch. Jumlah cup yang terjual dicatat pada laporan penjualan; tidak otomatis menjadi berat teh keluar. Bahan dapat sudah dipakai untuk produksi walaupun sebagian minuman belum terjual, dan perubahan ukuran cup atau batch memengaruhi hubungan keduanya.

Jika stok kemasan dan bahan terbuka dicatat pada kartu terpisah, pembukaan pack adalah transfer: keluar dari kartu pack dan masuk ke kartu bahan terbuka, dengan berat yang sama serta bukti terhubung. Pada kartu gabungan satu lokasi seperti contoh, perubahan bentuk penyimpanan itu hanya dicatat sebagai keterangan, bukan keluar kedua kali.

Jangan mencatat satu kilogram keluar saat pack dibuka lalu mengurangi lagi berat yang dipakai dari saldo gabungan. Kesalahan itu membuat pemakaian tampak berlipat. Pilih satu model pencatatan yang jelas dan ajarkan kepada semua staf.

Kesalahan pencatatan yang membuat saldo meleset

• Campur gram dan kilogram: 150 g dicatat sebagai 150 kg atau 0,15 dimasukkan ke kolom gram.
• Order belum tiba dianggap masuk: saldo tersedia naik sebelum barang diterima.
• Transfer dianggap penjualan: penyebab pengurangan stok tidak dapat dibedakan.
• Berat wadah ikut dihitung: sisa teh terbuka terlihat lebih banyak dari bahan bersih.
• Pengeluaran dicatat dua kali: pembukaan pack dan pemakaian mengurangi kartu gabungan yang sama.
• Koreksi menimpa histori: saldo berubah tanpa bukti dan waktu perubahan.

Gunakan kolom khusus masuk dan keluar, dengan nilai nol pada sisi yang tidak dipakai. Hindari angka negatif tanpa penjelasan. Jika saldo menjadi negatif, periksa transaksi yang tertinggal, satuan, dan cakupan sebelum menyimpulkan stok benar-benar minus.

Pada buku kertas, buat pembetulan terbaca serta paraf tanpa menghapus angka sebelumnya. Pada spreadsheet, batasi pengeditan rumus saldo dan simpan riwayat. Pilih alat yang dapat dipakai konsisten; template yang rumit tetapi tidak pernah diisi tidak membantu stok.

Periksa dengan opname dan catat koreksi secara terpisah

Cocokkan saldo dengan penghitungan fisik pada waktu dan status yang sama. Jika catatan 1.350 g tetapi fisik 1.300 g, selisihnya −50 g. Hitung ulang dan telusuri bukti pemakaian, transfer, serta bahan terbuang sebelum menyesuaikan kartu.

Jika pengeluaran 50 g yang belum tercatat berhasil ditemukan, tambahkan transaksi susulan dengan waktu kejadian, waktu pencatatan, alasan keterlambatan, dan bukti. Jika penyebab belum jelas tetapi penyesuaian disetujui, buat baris koreksi tersendiri, tulis hasil hitung serta persetujuan PIC. Koreksi bukan alasan untuk menyembunyikan selisih atau menganggapnya selalu susut normal.

Saldo kartu yang sudah diperiksa dapat mendukung batas minimum dan maksimum stok. Tetap bedakan stok fisik bebas, alokasi, dan order berjalan. Catatan pergerakan bukan ramalan penjualan dan tidak menjamin kiriman datang tepat waktu.

Mulai dari satu kartu yang disiplin diisi

Siapkan kepala kartu, saldo awal hasil hitung, kolom transaksi, dan PIC. Catat bahan ketika masuk atau keluar, periksa bukti, lalu cocokkan fisiknya secara terjadwal. Gunakan ukuran resmi produk ETS untuk konversi pack saat penerimaan; harga, ketersediaan, dan pengiriman dikonfirmasi sesuai order.

Temukan panduan lain di hub artikel usaha es teh.

Sambungkan catatan perpindahan bahan kering

Gunakan panduan distribusi stok teh antar cabang untuk menghubungkan surat transfer, status dalam perjalanan, pemeriksaan penerimaan, dan penyelesaian selisih.