Checklist Menerima Kiriman Teh Kiloan di Outlet

Siapkan acuan pesanan sebelum paket datang

Penerima perlu mengetahui barang yang seharusnya tiba, bukan hanya nama supplier. Simpan nomor order atau PO versi final, ukuran kemasan, jumlah pack, alamat tujuan, serta kontak PIC pembelian. Jika barang dikirim dalam beberapa paket, catat jumlah paket yang dikonfirmasi dan nomor resinya bila tersedia.

Gunakan contoh purchase order teh untuk warung dan banyak outlet agar satuan tidak kabur. Bedakan “10 pack kemasan 1 kg” dari “10 kemasan campur”. Pada ETS, ukuran resmi adalah 75 g, 150 g, dan 1 kg, dengan satu racikan yang sama; periksa ukuran berdasarkan rincian order.

Tunjuk penerima utama dan cadangan bila outlet memiliki beberapa shift. Beri tahu jam menerima barang serta akses lokasi saat finalisasi pesanan. Detail pilihan layanan dan jadwal dibahas pada panduan pengiriman ETS dari Solo. Estimasi perjalanan tidak menggantikan catatan tanggal tiba aktual.

Cek kondisi luar paket, segel, dan kuantitas

Mulai dari pemeriksaan paket luar sebelum dibuka. Perhatikan sobek, basah, penyok berat, atau bekas terbuka; foto bagian yang bermasalah sebelum memindahkan isinya. Kemasan luar yang penyok belum otomatis berarti seluruh bahan rusak, tetapi temuan tersebut perlu dicatat dan dilanjutkan dengan pemeriksaan kemasan produk.

Hitung pack sebelum kemasan dibuka atau stok dibagikan. Periksa setiap ukuran secara terpisah jika order campuran. Contoh: 4 pack × 1 kg dan 2 pack × 150 g berarti 6 pack dengan total berat bersih tertulis 4,3 kg, bukan 6 kg. Angka tersebut ilustrasi pencatatan, bukan isi paket standar ETS.

Berat paket utuh mencakup kardus dan kemasan, sehingga tidak dapat langsung digunakan untuk menyimpulkan berat bersih teh. Jika ada dugaan kekurangan berat, catat metode penimbangan, alat, kondisi kemasan, dan hasilnya; bahas pemeriksaan dengan admin. Jangan membuka semua pack hanya untuk menimbang jika belum diperlukan. Berat bruto yang berbeda dari berat bersih bukan otomatis selisih bahan.

Catat selisih dengan angka dan status yang jelas

Buat catatan berdasarkan ukuran, bukan hanya total kilogram. Tulis jumlah dipesan, jumlah tiba, selisih, kondisi, dan status tindak lanjut. Status dapat berupa “sesuai”, “menunggu klarifikasi”, atau “dipisahkan, belum digunakan”. Jangan mengubah status menjadi selesai hanya karena laporan sudah terkirim.

Dalam contoh ini, “11 pack tiba” tidak berarti seluruhnya siap dipakai. Catat satu pack yang dipisahkan secara terpisah dari kekurangan satu pack 1 kg. Jika admin mengonfirmasi ada paket kedua, tulis “belum tiba” beserta rincian yang tersedia; jangan memasukkannya ke stok fisik outlet.

Lembar penerimaan juga memuat tanggal dan jam, nama penerima, nomor PO/versi, nomor resi, jumlah paket, tautan foto internal, PIC laporan, serta tindakan yang disepakati. Untuk pengiriman pusat, gunakan catatan tersebut sebelum bahan dialokasikan ke cabang.

Foto bukti penerimaan yang mudah dipahami

Foto yang berguna menjelaskan konteks dan detail. Ambil gambar paket luar, susunan seluruh kemasan setelah dibuka, serta close-up segel atau bagian rusak. Foto keseluruhan membantu pemeriksaan jumlah; close-up menjelaskan lokasi masalah. Hindari hanya mengirim satu foto sangat dekat tanpa menunjukkan pack mana yang dimaksud.

• Identifikasi: beri nama atau keterangan foto dengan nomor order dan ukuran pack.
• Urutan: simpan kondisi awal sebelum membuka, kemudian isi serta detail temuan.
• Kejelasan: gunakan pencahayaan cukup dan jangan mengedit bagian yang menjadi bukti kerusakan.
• Privasi: kirim resi serta alamat hanya kepada pihak yang menangani transaksi; sembunyikan data pribadi jika dokumentasi perlu dibagikan lebih luas.

Video pembukaan dapat membantu menunjukkan urutan, tetapi jangan menganggapnya syarat klaim universal. Tanyakan ketentuan dokumentasi dan pelaporan yang berlaku pada supplier atau ekspedisi. Simpan file asli serta rincian transaksi; foto semata belum selalu cukup untuk menetapkan penyebab atau pihak yang bertanggung jawab.

Laporkan masalah sebelum bahan terdampak digunakan

Untuk kemasan terbuka, bahan basah, bau tidak wajar, atau dugaan kontaminasi, pisahkan barang terkait dan hentikan penggunaannya sambil meminta pemeriksaan. Pemeriksaan visual tidak membuktikan keamanan bahan. Jangan mencoba mengatasi bahan yang diduga rusak dengan mencampurnya ke stok lain atau merebusnya agar tetap bisa dijual.

Kirim laporan faktual berisi nomor order, tanggal tiba, ukuran serta jumlah terkait, kondisi yang ditemukan, bukti, dan tindakan yang diminta. Contoh laporan: “Order O-104 tiba [tanggal/jam]. Tercatat 9 dari 10 pack 1 kg dan 2 pack 150 g; satu pack 150 g segelnya terbuka. Barang tersebut belum dipakai. Mohon cek apakah ada kiriman terpisah dan konfirmasi langkah pemeriksaan.” Nomor transaksi ini hanya ilustrasi.

Laporkan segera setelah temuan diketahui dan tanyakan batas waktu serta ketentuan yang berlaku. Retur, penggantian, pengiriman susulan, dan pengembalian pembayaran perlu dikonfirmasi berdasarkan transaksi; tidak ada janji bahwa semuanya otomatis tersedia. Simpan jawaban admin dan catat tanggal tindak lanjut agar staf berikutnya mengetahui status barang.

Masukkan ke stok setelah hasil pemeriksaan dicatat

Barang yang sesuai pemeriksaan penerimaan masuk ke catatan stok dengan jumlah dan ukuran aktual. Barang yang masih menunggu pemeriksaan dicatat terpisah dari stok siap pakai. Simpan informasi batch atau tanggal yang tersedia agar bahan dapat ditelusuri, lalu letakkan sesuai petunjuk penyimpanan produk di area yang kering dan terlindung.

Untuk banyak outlet, catat jumlah yang dipindahkan, tanggal, penerima cabang, dan sisa di titik pusat. Jika ada barang yang dipisahkan, jangan mengalokasikannya sebagai stok bebas. Cocokkan kembali jumlah saat serah terima internal supaya selisih distribusi tidak disangka berasal dari supplier.

Tutup laporan ketika tindakan yang disepakati benar-benar selesai. Misalnya, kemasan pengganti sudah diterima dan diperiksa, atau dokumen sudah dikoreksi. Gunakan catatan penerimaan sebagai bukti pada evaluasi bulanan supplier teh, tanpa mengubah satu temuan menjadi klaim bahwa seluruh pasokan bermasalah.

Konfirmasi pasokan berikutnya dengan rincian yang lengkap

ETS menyediakan satu racikan dengan ukuran resmi 75 g, 150 g, dan 1 kg. Pelajari produk dan kemasan ETS, kemudian konfirmasi harga, ketersediaan, alamat penerima, ongkir, pilihan kirim, serta dokumen order. Trial 75 g atau 150 g berbayar; kebutuhan B2B mulai 1 kg.

Checklist ini membantu penerima mencatat kiriman, bukan jaminan semua paket pasti tanpa masalah. Acuan terbaik tetap pesanan yang dikonfirmasi, barang aktual, dan bukti tindak lanjut.

Lihat panduan lainnya di hub artikel usaha es teh.